返品申請をAIで整理する前に、注文・規定・不足資料を照合する

「未使用です」という申請に、箱の写真が添えられている。それだけでは返品の判断に必要な情報は揃わない。注文、配達の記録、申請日時、適用する規定を別々に確認する必要がある。

BudaでECの返品確認ワークフローを構築すれば、注文記録と承認済みの規定から、担当者が確認する返品案を準備できる。アクセスが許可された資料と確認責任者を指定し、返金や顧客への約束は別の判断として扱う。

日数の前に適用条件を固定する

以下は架空の規定P-R1による例だ。対象の通常商品は配達から14経過日以内で未使用なら返品審査へ進める。担当者が連続した経過時間による計算と14日ちょうどの境界を確認済み、時刻はAsia/Shanghai、販促セットは例外審査と仮定する。実際には規定と法定の権利を確認する。

承認記録、有効期間、商品範囲、条項を保存する。更新日が新しいという理由だけで、以前の注文にその版を適用しない。

四つの申請を条件別に見る

R02の配達日時を推測で埋めず、処理時刻を申請時刻に置き換えない。R03では写真から読める事実だけを記録する。R04は期限内でもセット条件の確認が残る。不足資料は追加確認へ回し、拒否には変換しない。

二つのファイルで渡す

return-triage.csvには申請ID、注文ID、品目、資料名と行、規定の版と条項、時差付きの日時、状態の根拠、例外、提案する確認先、質問、担当者を記す。確認済み・不足・矛盾を区別する。

return-review.mdは条件ごとの説明だ。R03なら「注文3行目と申請記録で10日を確認。箱の写真は受領。未使用かは未確認。承認済み手順で追加可能な根拠を尋ねる」と書く。写真の受領と返品承認を混同しない。重複添付は同じ資料参照にまとめ、名前や金額だけで別申請を統合しない。訂正版が来たら旧版を残し、影響した申請を明示する。

実行範囲を指定する

許可された注文・申請・P-R1だけを読み、二つの確認用ファイルを作成。各条件の出典を示し、不明・規定の矛盾・セット例外を残す。注文変更、返金、顧客連絡は実行しない。

Agent Workspaceに入力と出力を整理し、ツールと提供元のアクセス権限は別途設定する。指示文だけをアクセス制御にしない。規定一致、不足、例外の三種類を人が確認してから手順をSkillにする。既存SkillはBuda AIのMarketplaceで検索・インストールできる。

判断に影響する質問

時差がある場合は？ 元の日時とオフセットを保存し、合意した時間帯で比較する。日付しかない境界案件は担当者に確認する。

特典付きセットは？ 購入構成と特典の関係を残し、返品範囲や金額配分の規定を先に確認する。

根拠が矛盾、または条件外なら？ 両方の資料と未充足条件を示し、例外や顧客対応の責任者に渡す。最も緩い規定を自動採用しない。

まず許可された過去の四件で、すべての提案を出典までたどれるか確認する。