請求額が同じでも支払いは決められない：発注書との例外照合

二つの書類がともに100ドルでも、別の発注を指している場合があります。別の100ドルは重複コピーかもしれません。総額一致だけでは買掛金の判断材料になりません。

Budaで構築できる財務ワークフローでは、確認可能な請求照合の準備を行えます。許可された発注書、請求書、承認記録から例外資料を作り、支払判断は財務責任者へ渡します。支払い、仕訳、税務判断、ERPへの書き込みは行いません。

比較する条件を先に固定する

仕入先、請求書番号、POと明細、通貨、数量、単価、税額、承認証拠を分けます。税抜か税込かを確認し、元通貨を保持します。承認された換算条件がなければ異なる通貨を合算しません。

以下の六書類は架空です。すべて米ドル税抜、税額ゼロは演算用の明示した仮定です。合計620ドルには重複疑いが含まれ、確定債務ではありません。

I1のPO-A明細1は100個×2ドル。本請求は50個×2ドル＝100ドルで、一度だけ配賦します。残り50個は未請求であり、受領済みや支払義務を推定しません。I2の実体が未確認なら同じ枠を再利用しません。

配賦と審査状態を分ける

同番号は、仕入先、書類版、貸方票、請求書の同一性を調べる理由です。削除許可ではありません。I3も同額というだけではPO-Aへ結びつきません。

I4は別POの50個に対して60個×2ドルを請求しています。超過20ドルの扱いは責任者が判断し、それまで120ドル全額を確認待ちに置きます。I5の100ドルは未配賦、I6は承認証拠不足で確認待ちです。

各入力額は最上位区分一つだけへ入れます。一致100、確認待ち420、未配賦100で、620＝100＋420＋100。一致は照合状態であり支払承認ではありません。重複が確定したら、対象書類を修正した新しい集計と元集計の関係を明示します。

結合で金額を増やさない

同じPOに請求二件と承認二件を結ぶと、四行になって金額が繰り返される可能性があります。書類・請求明細・PO明細・配賦IDで配賦を管理し、各請求明細へ一度だけ戻るかを確認します。一請求を複数PO明細へ分ける場合も、全額を各行へ複写せず個別の配賦額を残します。

invoice-exceptions.csvには出典ファイルと行、仕入先、請求書識別、PO明細、数量、単価、税額基準、配賦額、照合種別、差額、不足証拠、確認担当者を記録します。review-note.mdには取得する資料と判断担当者をまとめます。

指示は「許可された資料だけで照合資料を準備。元通貨と出典行を保持し、各行を一度だけ配賦。不明な結合を示す。承認の補完、重複疑いの削除、根拠のない換算、財務処理はしない」とします。

実務の確認事項

部分請求はどう扱いますか？

請求済み数量だけをPO明細へ配賦し、残量は別記します。受領・検収・支払条件は残量から推定しません。

税額差異は？

税額、数量、単価、丸めを分け、財務責任者に基準と扱いを確認します。税抜一致だけでは税差は解消しません。

同額なら同じ発注ですか？

仕入先と明細の根拠が必要です。I3のように同額でも別の発注を指せます。

承認がない場合は？

必要な記録と担当者を示して未解決のまま残します。承認者名の記載だけでは当該取引の承認を証明しません。

再利用できる照合方法にする

許可された入力、配賦表、確認結果をBudaのAgent Workspaceにまとめます。各行を出典へ戻し、全額を突き合わせてから手順をSkillにします。Buda AIのMarketplaceで適切なSkillを検索・インストールできます。例外の理由と金額が確かめられる資料を財務へ渡すことが目標です。