Valores iguais na fatura não bastam: confira pedido, alocação e aprovação
Aloque cada linha uma vez e reconcilie as exceções antes de qualquer decisão de pagamento.
Dois documentos de US$ 100 podem tratar de compras diferentes. Outro documento de US$ 100 pode ser uma cópia duplicada. A igualdade do total é uma base fraca para decidir contas a pagar.
O fluxo financeiro que você pode criar com Buda apoia a preparação revisável de faturas e conciliações. Use pedidos de compra, faturas e aprovações autorizados para preparar exceções. A pessoa responsável decide o que é devido; este trabalho não paga, contabiliza, decide tributos nem altera o ERP.
Fixe a base de comparação
Preserve fornecedor, número da fatura, pedido e linha, moeda, quantidade, preço unitário, imposto e evidência de aprovação. Defina comparação antes ou depois de impostos. Sem câmbio e base confirmados, não agregue moedas diferentes.
Os seis documentos abaixo são fictícios, em USD antes de impostos. Imposto zero é uma hipótese explícita da conta. O total documental de 620 inclui uma possível duplicata e não representa dívida confirmada.
| Documento | Valor | Resultado |
|---|---|---|
| I1 | 100 | Pedido, quantidade e aprovação conferem |
| I2 | 100 | Mesmo número de I1; possível duplicata |
| I3 | 100 | Mesmo valor, outro pedido; alocação a confirmar |
| I4 | 120 | Quantidade acima da linha do pedido |
| I5 | 100 | Pedido não fornecido |
| I6 | 100 | Pedido confere, aprovação ausente |
Em I1, PO-A linha 1 encomenda 100 unidades a US$ 2. A fatura cobra 50 × 2 = 100. Aloque essas unidades uma vez. As outras 50 estão sem faturamento neste exemplo; isso não comprova recebimento ou obrigação de pagar. I2 não deve consumir a mesma quantidade antes de esclarecer sua identidade.
Separe alocação de situação de revisão
Número idêntico pede investigação de fornecedor, versão, nota de crédito e identidade do documento; não autoriza exclusão. O valor de I3 não prova vínculo com PO-A.
I4 cobra 60 unidades a US$ 2 para outra linha que permite 50. O excesso de US$ 20 depende do responsável; até a definição, os US$ 120 inteiros ficam pendentes. I5 mantém US$ 100 sem alocação. I6 continua pendente por falta de aprovação, mesmo com valor compatível.
Cada valor de entrada ocupa um único grupo principal: 100 conferidos, 420 pendentes e 100 não alocados. 620 = 100 + 420 + 100. Conferido é o estado das verificações do exemplo, não autorização de pagamento. Se a duplicidade for confirmada, reconcilie explicitamente uma população documental revisada.
Uma junção pode multiplicar dinheiro
Duas faturas e duas aprovações ligadas ao mesmo pedido podem gerar quatro linhas e repetir valores. Controle documento, linha de fatura, linha de pedido e ID de alocação. Confira se as alocações retornam ao valor de cada linha uma única vez. Uma fatura dividida entre várias linhas precisa de valores separados, não do total copiado em cada linha.
Peça invoice-exceptions.csv com arquivo e linha de origem, fornecedor, identidade da fatura, linha do pedido, quantidade, preço, base tributária, valor alocado, tipo de correspondência, diferença, evidência ausente e responsável. Em review-note.md, identifique qual material obter e quem decide cada exceção. Totais de origem, alocação e pendência precisam fechar separadamente.
A instrução deve limitar o trabalho: “Prepare o pacote com os arquivos autorizados. Preserve valores originais e linhas de origem. Aloque cada linha uma vez. Não invente aprovações, exclua possíveis duplicatas, converta sem base aprovada nem execute ações financeiras”.
Perguntas práticas
Como tratar faturamento parcial?
Aloque somente as unidades faturadas e preserve o saldo. Não deduza recebimento, aceite ou condições de pagamento do saldo não faturado.
E se a diferença vier de impostos?
Separe imposto, quantidade, preço e arredondamento. O financeiro confirma a base e o tratamento. Igualdade antes do imposto não explica uma diferença tributária.
O mesmo valor confirma o pedido?
Não. Confira fornecedor e evidência da linha. I3 mostra por que total não estabelece identidade.
O agente pode preencher uma aprovação ausente?
Ele deve indicar registro e responsável, mantendo a pendência. Um nome de aprovador no arquivo não comprova aprovação daquela compra.
Preserve um método que fecha os valores
Reúna entradas, alocações e decisões no Agent Workspace do Buda. Aceite um pacote rastreando cada linha e conciliando os totais. Depois, transforme o método em Skill; pesquise e instale Skills adequadas no Marketplace do Buda AI. A entrega útil é uma fila de exceções explicável, com o dinheiro ainda reconciliado.